Кадровый аудит экономит компаниям сотни тысяч рублей
Какие ошибки чаще всего допускают амурские работодатели и как их избежать
130
Заплатить 300 тысяч рублей за неправильно рассчитанные сверхурочные или проиграть суд с бывшим сотрудником из‑за одной ошибки в трудовом договоре — реальные истории амурских компаний. Большинство руководителей внимательно следят за бухгалтерией и боятся налоговых проверок, а вот кадровые документы остаются без должного внимания. И зря — только за прошлый год госинспекция труда в Приамурье получила почти две тысячи обращений жителей области, и в итоге работодатели выплатили сотрудникам более 154,8 миллиона рублей незаконно удержанной зарплаты и других выплат, а также штрафов на 18,4 миллиона. Сегодня кадровый аудит становится не дополнительной услугой, а одним из основных инструментов финансовой безопасности компании. Как уберечь свою организацию в условиях постоянных законодательных нововведений и не бояться многотысячных штрафов — разбиралась «Амурская правда».
Не бумажная формальность
Когда речь в компаниях заходит об аудите (независимая проверка. — Прим. ред.), большинство сразу вспоминает о бухгалтерской отчетности. Однако кадровый аудит — не менее важная процедура, и здесь ошибки в работе организации находят гораздо чаще, а обходятся они очень дорого. Причем выясняется это, как правило, во время визитов трудовой инспекции или после жалоб сотрудников. А значит, чревато выплатами и штрафами.
— Большинство работодателей уверены: у них с документами всё в порядке. И начинают задумываться о состоянии кадровой системы только после того, как проблема уже возникла: проверка контролирующих органов, трудовой спор, конфликт с работником, — рассказывает руководитель кадрового агентства «Алтана» Оксана Мирсанова. Ее компания занимается кадровым аудитом в Приамурье, а у самой Оксаны за плечами 30 лет работы, связанной с управлением персонала и производственными предприятиями. — Сегодня у кадровой службы огромный объем задач, а законодательство меняется каждые несколько месяцев.
Именно кадровый аудит позволяет привести документы в соответствие с требованиями законодательства еще до прихода инспекции. Здесь проверяют всё: локальные нормативные акты, трудовые договоры, приказы по личному составу, порядок начисления зарплаты, режим рабочего времени, графики сменности, переработки, суммированный учет рабочего времени и многое другое.
«Золотые» переработки
Одна из распространенных ошибок — неправильное начисление переработок.
— Очень дорогостоящая статья расходов для компаний, хотя некоторые до сих пор этого не понимают. Законодательство сегодня требует при расчете сверхурочной работы учитывать не только оклад, но и районные коэффициенты, северные надбавки, выплаты за вредные условия труда и другие компенсации. Из-за этого суммы значительно выросли, — объясняет эксперт кадрового аудита. — Цена ошибки может оказаться довольно
высокой.
По словам Оксаны Мирсановой, недоначисленные выплаты даже одному сотруднику за переработку могут достигать сотен тысяч рублей.
Оксана Мирсанова: «Я знаю кадровую систему не только по документам. Я знаю, как она работает на производстве».
Премия не «по желанию»
Еще одно слабое место у многих компаний — система премирования. Многие руководители до сих пор уверены, что премия — это добровольное поощрение, которое можно выплачивать на усмотрение руководства и только достойному. И это одна из популярных причин трудовых споров.
— Если предприятие решает выплачивать сотрудникам премии, порядок их начисления должен быть чётко прописан в локальных нормативных актах, — подчеркивает эксперт. — Грамотно составленное положение о премировании защищает не только работников, но и самого работодателя в трудовой инспекции или в суде. Сегодня работодатель обязан определить понятные и объективные критерии: выполнение производственных показателей, отсутствие дисциплинарных взысканий, соблюдение трудовой дисциплины и другие условия. Только тогда система будет соответствовать требованиям законодательства. Иначе работник сможет оспорить такое решение в суде, обосновав это дискриминацией, и имеет все шансы выиграть дело.
Командировка — не просто рабочий день
Неправильно рассчитанные оплаты командировок — тоже частая проблема компаний. Многие работодатели финансируют служебные поездки так же, как простые рабочие смены, но закон требует отдельного расчета.
Зачастую ошибки при оформлении трудовых отношений становятся причиной крупных штрафов, судебных исков и многомиллионных доначислений.
Дело в том, что во время командировки сотрудник должен получать не обычный оклад, а средний заработок за последний год.
— Нельзя просто начислять зарплату по графику, будто человек никуда не уезжал. В расчет должны входить не только оклад, но и премии, выплаченные за расчетный период, — объясняет Оксана Мирсанова. — Если предприятие выплачивает квартальные или годовые поощрения, они должны учитываться при расчете среднего заработка. Из-за этого сумма командировочных нередко оказывается намного больше, чем обычная дневная оплата труда.
Дешевле проверить до, чем заплатить после
Кадровый аудит полезен любому предприятию, но есть компании, где дорогостоящие ошибки встречаются чаще всего. В первую очередь это организации, сотрудники которых работают вахтами, сменами, с переработками.
— Чем больше отклонений от стандартной пятидневной рабочей недели, тем выше риск ошибок, — отмечает кадровый эксперт. — Больше всего нарушений наша компания находит во время аудитов на предприятиях горнодобывающей отрасли, в строительстве, в аграрной сфере.
Именно в таких организациях работодателям приходится правильно рассчитывать сверхурочные, оплачивать межвахтовый отдых, учитывать полевые выплаты, составлять графики сменности и соблюдать особый порядок привлечения сотрудников к работе. Ошибка даже в одном из этих элементов может привести к претензиям трудовой инспекции или судам.
«Исправить документы до проверки обходится значительно дешевле, чем платить штрафы, компенсировать недоначисленную заработную плату или участвовать в судебных разбирательствах, — подчеркивает руководитель кадрового агентства «Алтана». — Сегодня сотрудники и свои права знают, и всё чаще обращаются в трудовую инспекцию или в суд, если считают, что их права нарушены. В этих условиях кадровый аудит становится не формальностью, а одним из инструментов финансовой безопасности бизнеса».
Всё начинается с трудового договора
Большинство нарушений трудового законодательства начинается еще при оформлении трудового договора, отмечает Оксана Мирсанова: «Работодатели нередко забывают указать обязательные условия: место работы, условия труда, районные коэффициенты и надбавки, а также не знакомят сотрудника с локальными актами до подписания договора».
Достаточно не выполнить одно обязательное требование статьи 57 Трудового кодекса, чтобы получить серьезный штраф. «А если таких нарушений несколько, сумма санкций становится весьма ощутимой», — отмечает эксперт.
