Фото:https://unsplash.comФото:https://unsplash.com

В начале своей деятельности любая компания использует скромный минимум: таблицы Excel, Word и т.д. Со временем происходит расширение, увеличение штата и фирме требуется программное обеспечение (ПО), которое поможет управлять бизнесом.

Что это такое

Если говорить точнее, автоматизация поможет перевести типичные, часто повторяющиеся процессы на предприятии в ведение электронных систем и различного ПО. В результате этого вы получите большое количество свободного времени, сокращение штата сотрудников, экономию финансов.

В результате автоматизации и внедрения различного ПО для ведения бизнеса повышается продуктивность компании.

Зачем она нужна

Основная причина автоматизации в бизнесе — временной ресурс. Если сравнить один и тот же процесс, выполненный человеком и программой, то они будут существенно отличаться друг от друга. Первое отличие, конечно, будет в скорости выполнения задачи. Некоторые программы тратят несколько минут на составление отчетов, в то время как человек может потратить несколько дней.

Вторым отличием будет качество. ПО для бизнеса справится с работой лучше, так как не задействуется человеческий ресурс.

При этом автоматизация позволяет разгрузить сотрудников и руководителя предприятия. Например, с оценкой обслуживания, анализом производительности труда, перепиской с большим количеством собеседников, правильным расчетом з/п лучше справится компьютер.

Основные преимущества

О каких еще преимуществах использования ПО для управления бизнесом стоит упомянуть?

  • Наглядность. Представьте, что на большом производстве существует несколько отделов. Чаще всего они контактируют между собой крайне натянуто, потому что всегда есть риск недопонимания. Они не синхронизируются друг с другом вовремя.

А что, если задача стоит общая? И отделам производства, продажи, маркетинга надо делать ее вместе? Тут бизнес-ПО и приходит на помощь. С использованием специальных программ каждый отдел будет видеть планы и цели другого, сможет рассчитать собственные усилия и сдать проект вовремя. Все графики, диаграммы, таблицы будут собраны в одном месте для наглядности.

  • Увеличение доходов. Программное обеспечение для автоматизации бизнеса поможет повысить производительность. Все данные собраны в одном месте, каждый имеет к ним доступ, а значит каждый сотрудник сможет эффективно принимать решения, планировать, оптимизировать процессы, затраты.
  • Экономия времени. Много времени в любой компании тратится на то, чтобы синхронизировать различные функции. Приведем наглядный пример. Производство большое, отделов много, базы данных огромные, и сотрудникам сложно отслеживать все изменения регулярно. Для этого внедряют специальное ПО: оно позволит выводить информацию по заданному времени, видеть все изменения сразу.
  • Ускорение автоматизации. Внедрение ПО поможет сократить время на сбор и анализ данных, потому что это будет делать компьютер. Следовательно, сотрудники будут тратить больше времени на важную работу, не обращая внимания на рутину.
  • Выявление тенденций. Для некоторых отраслей бизнеса крайне важно вовремя отслеживать все тенденции и изменения на рынке. ПО будет собирать всю информацию и выдавать ее в виде отчетов. Также можно настроить, чтобы данные собирались по конкретным географическим, сезонным, возрастным запросам.

Это поможет сегментировать рынок, подготовить продукт тщательнее, направив его на конкретную цеелвую аудиторию. Это поможет сократить поисковое время, освободить сотрудников, минимизировать расходы, и т.д. Кстати, какими бы современными ни были программы, не забудьте получить выделенный IP-адрес с помощью VPN для Windows, чтобы защитить данные компании. Это минимизирует риски взломов, хакерских атак. Ваши отчеты будут храниться на удаленном сервере, никто не сможет их скопировать, а ваши конкуренты не узнают, кто был на их сайтах, потому что при попытке отследить будет указываться адрес VPN.

  • Подготовка сравнительного анализа. Специальная программа проведет исследование производительности, укажет на показатели, которые проседают. Например, можно посчитать среднее время на производство одной единицы продукта.

Таким же образом могут устанавливаться контрольные показатели, разрабатываться стратегия, план действий. ПО соберет информацию о конкуренте, поможет спрогнозировать, удастся ли вашей компании опередить его.

  • Отчетность. Как вы думаете, что точнее: отчеты, сделанные вручную или подготовленные компьютером? Ответ очевиден. Помимо того, что для подготовки отчета человеку нужно большое количество времени, так там могут содержаться ошибки и неточности. Человеческий фактор никто не отменял.

Программа же, специально обученная делать отчеты, автоматически соберет все данные и представит вам их в том виде, в котором вы бы хотели их получать. Отчет поможет вам отследить не только показатели за определенный период, но и увидеть прогресс. Рост продаж, снижение затрат, ежедневные изменения и др.

 На правах рекламы

Возрастная категория материалов: 18+